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Acelerar la creación de nuestras listas

Excel y algunos secretos

Quienes habitualmente trabajan en este programa saben de sus facilidades para lograr resultados exactos y de actualización automática. Sin embargo y siendo tan "popularizado" su uso, no siempre se conocen con exactitud las opciones que ofrece. En esta nota, algunos procedimientos para acelerar la aparición de listas de datos de uso frecuente.

Listas de uso frecuente
Cuando se trabaja con planillas, puede suceder que deban crearse las mismas listas de datos y en el mismo orden para usarlas en el mismo libro y/o en otros distintos. Dependiendo de la frecuencia con la que se requieran, la tarea de ingresarlos y aún de copiarlos y pegarlos desde planillas anteriores, puede resultar bastante tediosa. Excel ofrece para esto una opción con la cual generar el listado una única vez y hacerla aparecer luego escribiendo sólo uno de los nombres, y con la ayuda del manejador.
Cabe aclarar que se crea una lista por cada columna o por cada fila, que no pueden almacenarse varias en la misma lista.

- Debe hacer un clic en el menú Herramientas y, luego, en Opciones...
- En el cuadro que aparece debe hacer un clic en el sector blanco de la derecha y escribir el primero de los nombres de la lista. Luego debe presionar Enter y escribir el segundo, y así continuar hasta terminar con la lista de nombres.

- Presione luego el botón Agregar, y finalmente Aceptar.
Ahora puede escribir cualquiera de los nombres en una celda de la hoja. Seleccione esa celda y arrastre con el manejador hacia las celdas contiguas hasta completar los nombres faltantes.

Esta lista se puede utilizar en cualquiera de los libros en los que trabaje, en cualquiera de sus hojas y en cualquier rango de celdas, aún cuando no se quieran mostrar todos los datos de la lista original. Una vez en la hoja, pueden ser modificados y eliminados, como si hubiesen sido tipeados en el momento y no por eso cambiar la lista original, o sea, al arrastrar nuevamente el manejador la lista aparecerá sin estos cambios.

Listas de intercambio

En otros casos sucede que tenemos que crear las mismas planillas en varias hojas del libro sólo porque cambian los datos de un pequeño grupo de celdas; esto puede suceder. por ejemplo, en una planilla de empleados de una empresa con varias sucursales, o en un listado de ventas de cada sector.
En estos, casos se puede crear un escenario para cada sucursal o para cada sector.
Cabe aclarar que los escenarios pueden incluir varias columnas y filas.

Al crear los Escenarios es conveniente ubicarse en la hoja donde quiere que aparezcan esas listas.
- Desde el menú Herramientas debe elegir la opción Escenarios... y pulsar Agregar en el cuadro que aparece.
- En un segundo cuadro, escribir un nombre para este listado en la casilla de arriba llamada Nombre del escenario. A continuación, en el casillero de celdas cambiantes debe presionar la pequeña flecha roja de la derecha y seleccionar en la hoja a las celdas que van a cambiar en cada listado nuevo; vuelva a presionar la flecha roja. Haga un clic en Aceptar
- En el tercer cuadro verá mencionadas las celdas que seleccionó; si fueron varias columnas aparecerán las celdas de la primera columna, luego las de la segunda y así sucesivamente. Complete los datos que corresponden a cada celda.

- Haga clic en Aceptar al terminar de completar, y regresará al primer cuadros, con la lista de escenarios. Repita los pasos para crear otros escenarios, pulsando para esto el botón de Agregar.
A partir de entonces, para poder ver los datos guardados en cualquiera de los escenarios:
- Desde el menú Herramientas deberá elegir Escenarios...
- Luego, seleccionar el nombre del escenario, pulsar en Mostrar y en Cerrar.

Estas listas sólo pueden usarse en la hoja del libro en la cual fueron creadas y sus datos aparecen en el rango de celdas indicado al crearlas, nunca en otro. Una vez en la hoja, pueden ser modificados y eliminados, pero esto afectará a la lista original, o sea, la próxima vez que se pida Mostrar aparecerá con estos cambios.