NOTICIAS E-COMMERCE
...........................................................................................................

La medición es el primer paso para el control y la mejora
¿Cómo medir los resultados de su empresa?

Si algo no se puede medir, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede mejorar.
Tipos de información elemental que debe suministrar el sistema de información

1- Llevar las cuentas: ¿Estoy bien o mal? ¿Cuánto gano (o pierdo)?, ¿En qué gasto (composición de costos)?, ¿Cuáles son mis costos fijos (costos por estar) y variables (costos por hacer)?
Situación Patrimonial: ¿Cuánto tengo en caja, bancos, cuentas a cobrar de clientes, stock de mercaderías, bienes de uso, inversiones, etc.? (el Activo), ¿Cuánto debo a proveedores, a bancos, al fisco (AFIP, DGR, Municipalidad, etc), a mis empleados (Sueldos devengados), etc? ( el Pasivo), ¿Cuánto es mío (diferencia entre lo que tengo y lo que me deben)? (Patrimonio Neto).
Situación Financiera: ¿Cuánto dinero entró?, ¿Cuánto salió? ¿Cuánto me va a entrar (de acuerdo a lo que me deben) y cuándo? ¿Cuánto tengo que pagar (en función de lo que debo) y cuándo? (Flujo de Fondos proyectado).

2- Dirección de atención: ¿Que problemas debería mirar?
¿En que rubros estoy mejorando o empeorando? ¿Dónde es necesario que concentre mis esfuerzos? ¿Que vale la pena controlar?

3- Resolución de problemas: De las distintas formas de hacer el trabajo, ¿cual es la que más me conviene en función de costo/beneficio?

Si bien estos sistemas tradicionales de información son muy efectivos para medir el rendimiento de la empresa y provocar mejoras en el corto plazo, en los últimos tiempos han aparecido nuevas herramientas que permiten medir los factores de crecimiento a largo plazo, como la clientela, los procesos internos y el aprendizaje del personal de la empresa. Las más importantes son el Tablero de Comando y el Costeo Basado en la Actividad (CBA).

La utilización de las computadoras ha facilitado el procesamiento de la información que se genera lo cual es muy útil pero también peligroso ya que puede generarse enormes cantidades de información pero de muy poca utilidad haciendo que los árboles nos impidan ver el bosque. Es muy común que tratemos de generar toda la información que podamos sin detenernos a pensar para que la queremos. Lo importante no es el método de generación de la información sino la utilización que se hace de la misma.

Cómo obtener la información básica necesaria:

Para contar con la información elemental necesaria, no es preciso tener un software sofisticado y costoso. Los pequeños negocios pueden, con pocos recursos, obtener esta información a través de planillas manuales o electrónicas. Recordemos que lo importante no es el método de generación de la misma sino la utilización que se hace de ella.

Si bien no se pretende aquí dar un listado exhaustivo de la información que necesita cada empresa ya que las necesidades varían según el tipo de negocio, el rubro y el estilo de gerenciamiento de los usuarios, la información básica para la mayoría de los negocios puede obtenerse con 5 planillas:

1. Planilla de caja y Cheques en Cartera: que incluya Fecha, Concepto del ingreso o egreso, Nº del Comprobante, Monto del Ingreso, Monto del Egreso y Saldo de Caja.
Para asegurarse de que todos los ingresos y egresos fueron registrados, se debe hacer un arqueo físico de los fondos al final de cada día.

2. Planilla de Banco (una hoja por cuenta bancaria): que incluya Fecha de emisión, Fecha de Vencimiento, Nº de Cheque, Concepto del pago, Monto del Depósito, Monto del Cheque y Saldo.
Si se ordena por fecha de vencimiento, se podrá obtener el saldo contable (que puede diferir del saldo real por los gastos, débitos, depósitos en tránsito y cheques que aún no fueron debitados). Cada planilla de banco debe conciliarse con el extracto bancario para agregar los gastos y débitos bancarios y asegurarse que se registraron todos los depósitos y cheques.

3. Planilla de Cuentas a Cobrar (para facturas que no sean de contado): que incluya Fecha de la factura, Fecha de vencimiento, Nº de la factura, Nombre del Cliente, Monto de la factura y Saldo de Cuentas a Cobrar. Esta planilla puede confeccionarse como 'sub-producto del Libro IVA Ventas.
Cuando se cobra una factura, solo se la elimina del listado y se registra el ingreso en la planilla de Caja.

4. Planilla de Cuentas a Pagar: que incluya Fecha de la factura, Fecha de Pago, Nº de la factura, Nombre del Proveedor, Concepto del gasto, Monto a pagar y Saldo de Cuentas a Pagar. Esta planilla puede confeccionarse como un sub producto del libro IVA Compras.
Los pagos de sueldos y otros gastos sin factura, como alquiler, cargas sociales, impuestos, etc, deben agregarse a esta lista. Cuando se paga una factura u otro item adeudado, solo se la elimina de este listado y registra el respectivo egreso en la planilla de Caja.

5. Planilla Resumen Mensual (o integradora de las anteriores): que incluya
1) Estado Patrimonial indicando el Activo (Caja, Valores en Cartera, Créditos por Ventas, Otros Creditos, Bienes de cambio, Bienes de Uso y Otros Activos), el Pasivo (Deudas Comerciales, Bancarias, Laborales. Previsionales, Fiscales y Otras Deudas) y Patrimonio Neto (Activo menos Pasivo) y
2) Cuadro de Resultados (Ventas menos Costos y Gastos = Utilidad o Pérdida). El tratamiento de costos y gastos varía según la empresa sea de servicios, comercial o industrial.

Si bien es necesario tener algunos conocimientos de contabilidad para confeccionar adecuadamente esta planilla, esta es la información más importante que muestra como está el negocio (Gano o Pierdo) y de su comparación mes a mes también muestra hacia adonde va (voy bien o mal) que es información elemental para administrar y controlar cualquier tipo de negocio.

Plan de Cuentas y Partida Doble
Para facilitar el resumen mensual de lo registrado en las mencionadas planillas, es conveniente usar un plan de cuentas que es un listado con el número (código) y descripción de las cuentas que se utilizaran para facilitar el procesamiento de la información.

Este plan de cuentas debe ser adaptado a las necesidades de cada empresa aunque se recomienda que no sea muy extenso. La existencia de muchas cuentas puede complicar su procesamiento (especialmente a través de una planilla de cálculos) y no necesariamente implica mejor y/o mayor información.

Además, es ideal utilizar el método de partida doble, en el cual cada transacción se registra mediante un asiento contable que tiene un Debe y un Haber. Este método, incorporado en la mayoría de los software de gestión (aunque no muy utilizado) permite controlar el correcto registro de las transacciones y la confiablilidad de todo el sistema de información.