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LA COMUNICACION

Gran parte de los problemas y malentendidos que existen hoy día en las organizaciones son debidos a problemas de comunicación. Lo mismo podría decirse de la vida ordinaria.

La comunicación cobra cada día más importancia en nuestras relaciones con los demás. A pesar de que el interés por estudiar la comunicación es muy reciente, comunicación es una de las necesidades más importantes del hombre desde el momento en que vive en sociedad. Sin embargo, esto se pone de manifiesto cuando al hombre se le quita la posibilidad de relacionarse con los demás.

Podemos decir que se establece una comunicación cuando una persona influye sobre otra provocando algún poco de reacción en la segunda. Esta reacción podrá ser o no perceptible a simple vista y podrá ser interna o externa. Puede ser un cambio de conducta inmediata o puede ser un cambio de actitud que sólo se reflejará cuando las circunstancias sean favorables.

De acuerdo con lo anterior, sólo se puede hablar de comunicación, en el sentido más estricto de la palabra, cuando el emisor y el receptor pueden intercambiar mensajes. Esto es, cuando el receptor tiene la posibilidad de reaccionar al mensaje del emisor.

Podemos esquematizar la comunicación en las siguientes fases:

1- Aparece una idea producida por una primera persona.

2- La idea es transmitida a otra persona.

3- La segunda persona recibe y comprende la idea.

Este esquema tan sencillo a primera vista no lo es tanto, ya que la comunicación depende del intelecto y de la emoción. De esta manera cualquier mensaje no es captado por igual por todos los receptores. En cada uno de los sujetos que recibe una comunicación se puede despertar diferentes emociones y reacciones, de acuerdo con el sistema de valores de cada cual. Ante este hecho se plantea una pregunta clara. ¿Cuál es el mensaje verdadero?, ¿El que entendió A?, ¿El que entendió B? o ¿El que entendió C?.

Lo verdadero es lo que han entendido los receptores y si el significado no coincide con la idea original del emisor, la culpa será de éste. Es decir la responsabilidad de que alguien no entienda bien un mensaje no es del receptor, sino del emisor.

La persona que emite el mensaje está obligada a cerciorarse de que éste ha sido captado perfectamente y si los oyentes o los receptores no emiten ninguna señal o reacción, debe buscar el medio de saber si sus ideas han sido comprendidas.

CONTENIDO DE LA COMUNICACION

Anteriormente hablamos de que la comunicación depende del intelecto y de la emoción, sin ser posible desligar el uno de la otra. Analizaremos ahora más despacio el contenido de la comunicación.

Cuando una persona tiene una idea tiene que codificarla para poder transmitirla a su interlocutor. Esta persona, a su vez esta influenciada por una serie de circunstancias externas, que le van a conformar y que van a contribuir a clarificar el mensaje. Nos estamos refiriendo a su posición en el grupo, esto es, al papel o al status que tiene en las distintas sociedades a las que pertenece. Un mismo mensaje dicho de la misma manera, utilizando el mismo medio y dirigiendose a la misma persona, tendrá resultados diferentes en función del rol del emisor.

Además del status, todo el mundo posee determinadas actitudes hacia temas diferentes, que podrán coincidir o no con las de su interlocutor en el proceso de comunicación. Si las actitudes de ambos coinciden, será más fácil establecer comunicación.

También el grado cultural y el nivel de relaciones de una persona influirá en el proceso de la comunicación.

Todo lo dicho hasta ahora acerca del emisor será igualmente válido para el receptor, ya que en la comunicación los papeles están cambiando constantemente y el que antes era el receptor, después pasa a ser el emisor y viceversa. Una vez que la idea a sido codificada, es preciso expresar ese mensaje para que pueda llegar al receptor. Aquí habrá que tener en cuenta una serie de consideraciones para facilitar la inteligibilidad del mensaje. En primer lugar el lenguaje a emplear. Es totalmente necesario que ambos interlocutores "hablen " el mismo lenguaje. El lenguaje no tiene por que ser solamente oral, cualquiera de los sentidos permite establecer un código. Así es posible emitir y recibir mensajes a través de la vista, el oído, el gusto, el tacto, y el olfato, cosa que muchas veces olvidamos, centrandonos únicamente en la vista y el oído.

A su vez, el mensaje llevará un contenido determinado, es decir, aquellas ideas que se intenta que llegen hasta el receptor para influir sobre él.

También habrá que dar al mensaje una forma determinada. De la buena o mala construcción del mensaje dependerá una adecuada o mala interpretación. Cuando se sabe que se va a decir y cómo se va a decir, es preciso elegir el canal más idóneo para hacerlo. Así el mensaje puede transmitirse a través de una carta, un informe, una conferencia, una conversación, una reunión de grupo... Cada canal exige un tratamiento diferente de la información.

Cuando por fin el mensaje es transmitido y llega al receptor, éste ha de decodificarlo de acuerdo con su propio sistema de valores, con su personalidad, su status, sus conocimientos... y debe producirse en él una reacción que permita al emisor saber que el mensaje ha llegado a su destino. De la respuesta que emita podrá deducir el emisor si ha alcanzado o no su objetivo. Esta respuesta puede ser una sonrisa, un desplazamiento, una acción, una discusión, en cuyo momento pasa a ocupar el lugar del emisor, y el primero el de receptor.

Siempre que existe una reacción por parte del receptor (feed-back), se establece una comunicación de tipo bidireccional y en caso contrario, se habla de una comunicación unidireccional.

Decíamos al principio del tema que sólo existe comunicación en el sentido estricto de la palabra, cuando se le da la posibilidad de reaccionar al mensaje emitiendo un feed-back.

La comunicación unidireccional recorta gravemente la recepción del mensaje, sobre todo cuando ésta es de tipo oral, ya que es en este tipo de comunicación donde los factores emotivos pueden superar lo intelectivos y al no existir un soporte escrito, gráfico, audiovisual..., que permita volver a repetir el mensaje, su recepción puede verse seriamente alterada por el sistema de valores del receptor.

BARRERAS QUE IMPIDEN O DETERIORAN LA COMUNICACION

Uno de los principales obstáculos que pueden surgir en el proceso de la comunicación es el hecho de que no haya ideas. Cuando no hay nada que transmitir, es imposible que pueda existir comunicación.

Con cierta frecuencia surge otro problema: el emisor que tiene una idea no la codifica bien, así ésta es ininteligible para el receptor al no entender qué es lo que intentan decirle.

Una tercera causa de problemas se debe a que se puede prestar demasiada atención a la técnica de la comunicación en sí, olvidándose de lo más importante, el contenido del mensaje.

Cuando el receptor no escucha o no presta atención, la comunicación también se ve seriamente dañada y puede llegar a ser nula.

También las noticias nuevas pueden alterar la comunicación por el impacto psicológico que pueden producir en el receptor.

REGLAS PARA ESTABLECER UNA BUENA COMUNICACION

· Es imprescindible que el emisor y el receptor hablen el mismo idioma y a ser posible con el mismo nivel, aunque para ello uno tenga que rebajar el tono de su conversación para ponerse a la altura del otro.

· Se deben hacer preguntas del tipo ¿qué?, ¿cómo?, ¿quién?, ¿cuándo?, ¿dónde?, y ¿por qué?, que obliguen al interlocutor a expresar su opinión y nunca preguntas que simplemente inviten a contestar sí o no.

· Tal como dice el dicho "lo bueno si es breve, dos veces bueno". Hay que concentrarse en las ideas más que en los detalles.

· A fin de evitar los prejuicios y las falsas actitudes hacia determinados temas, se debe prescindir del aspecto y forma de la persona a la que se escucha y prestar atención a lo que se dice, escuchando y observando.

APRENDER A ESCUCHAR

Entre las barreras que impiden o deterioran la comunicación, veíamos una que por su peso específico merece ser tratada aparte. Nos estamos refiriendo al hecho de no escuchar o no prestar atención.

Todo el mundo habrá oído o empleado alguna vez frases como éstas: "Parece que hablo para sordos" o "hablar a esos es como hablarle a una pared". Lo que éstas sentencias significan es que es imposible la comunicación si el receptor no escucha.

Así pues, tan importante es emitir los mensajes correctamente (hablar en el caso de la comunicación oral), como de recibirlos y entenderlos (escuchar en este tipo de comunicación).

Se debe escuchar con el máximo de atención, ya que es la mitad de la comunicación.

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