Indice

LAS REUNIONES

Una reunión se tiene que sustentar, entre otras muchas cosas, en la persona que la dirige. Si la preparación del que dirige o modera la reunión es exhaustiva, ésta será un verdadero éxito.

Es necesario e imprescindible realizar una buena preparación. Sin apenas notarlo, en toda la reunión se transmiten las cualidades personales de cada uno, su educación, su formación, sus conocimientos generales, su experiencia y sobre todo, exteriorizará si realmente domina o si solo conoce sucintamente el tema de la reunión. Dirigir una reunión y llevar "la voz cantante" es un arte que muy pocas personas poseen.

Ante todo, lo primero que hay que hacer es trazarse un plan. Conocer perfectamente el tema base y prever las situaciones y los problemas que puedan sucederse. Es preciso evitar, en todo instante, tener que improvisar. Dentro del plan trazado, habría que preparar los objetivos de la discusión y las derivaciones que el tema principal pueda acarrear, así como los puntos claves a discutir y las posibles conclusiones finales.

El plan trazado, con anterioridad a la reunión ha de poseer una cierta flexibilidad y nunca una lista interminable de apuntes que se han de llevar a cabo con rigurosidad. Tendrá que ser una mera referencia a la que se acudirá cuando sea preciso y esquematizar el asunto principal para así poder determinar el fin de la reunión.

Si no se conocen las actitudes y las personalidades de las personas que van a componer la reunión hay que estudiarlas en los primeros minutos. Ninguna persona es igual a otra, y por lo tanto, ningún grupo es igual a otro. Los métodos nunca se deben aplicar por igual en todas las reuniones, los que sirven para una, pueden no servir para otra.

El director de la reunión deberá situar a cada uno de los asistentes. Si la reunión se celebra alrededor de una mesa sería conveniente que en cada puesto figurase un cartel con el nombre o apellido de la persona que lo va a ocupar y el cargo que tiene. Pero si la reunión se realiza en una sala de sitios individuales, para conocerse entre todos, se podrían facilitar unos distintivos en los que figurasen los datos antes mencionados y que llevasen en sitio visible.

Una vez que hemos logrado situar a los asistentes, es preceptivo realizar una salutación o bienvenida. Resulta sumamente práctico, si no se han reunido con anterioridad los mismos asistentes, aclarar una serie de premisas que ayudarán y cooperarán para que la reunión transcurra lo mejor y más fluida posible. Por ejemplo:

1) Comunicar que cada asistente podrá exponer su opinión libremente, aportando su experiencia y desde su punto de vista.

2) Los demás asistentes podrán expresar también su opinión, pero por turnos.

3) Hay que evitar las conversaciones privadas que, casi siempre, lo único que hacen es distraer y no son nada constructivas.

4) Como es lógico, se expresarán opiniones diversas y ningún asistente deberá irritarse o sentirse molesto si no comparte esas ideas.

Es necesario suscitar el interés del grupo desde el principio. Para ello nada mejor que lanzar un slogan, una reflexión, una frase de efecto, un breve esquema....Para que una reunión sea fructífera tenemos que procurar, a toda costa, la intervención de todos los asistentes. Es una misión muy importante del director de la reunión. La experiencia demuestra que si intervienen todos los asistentes, la charla será más amena y pueden surgir grandes aciertos. Si, por ejemplo, observamos que uno de los asistentes no interviene, existen métodos para involucrarle en el coloquio como pueden ser el pedirle directamente su opinión o hacerle alguna pregunta basada en la opinión antes expuesta.

De la misma manera que se realizan resúmenes parciales en una entrevista, es preciso hacerlos en una reunión. Los participante no deberían abandonar la sala sin tener unas conclusiones claras. Los resúmenes parciales son muy útiles porque ayudan a mantener viva la atención y el interés del grupo.

Si el director de la reunión realiza preguntas para centrar más el tema o para evitar que alguno de los asistentes esté distraído, tiene que procurar que no se den respuestas colectivas, es decir, que sólo y exclusivamente sepa que contestará un asistente.

Las reuniones suelen ser muy productivas si se saben dirigir y si logramos que los asistentes intervengan. Estos saldrán contentos e incluso, en algunos casos, muy motivados. Pero hay que tener en cuenta algunos aspectos, como pueden ser el procurar no hacer preguntas que pongan en evidencia la ignorancia de los reunidos, las preguntas deben ser expresadas con palabras sencillas y claras, estimulando el pensamiento del interrogado.

Pensemos que una reunión ha de tener unos objetivos perfectamentes definidos. Toda reunión, dentro de lo posible, tendrá un guión prefijado y unos puntos importantes que resolver. Cuando somos convocados a una reunión, muchas veces, creemos que es para perder tiempo y al final resulta que no hemos sacado nada en claro ni provechoso. Deberíamos tratar las reuniones como si de una charla se tratase: atención, interés, convicción, deseo, y cierre.

Un asistente a una reunión que no se destaca por el perfecto planteamiento de sus intervenciones, pasará desapercibido totalmente y llegará un momento en que ni siquiera se cuenta con él.

Para despertar el interés no hay nada mejor que involucrar a todos en el tema. Hacer que cada uno de los asistentes intervenga, según hemos dicho anteriormente. Hay que trazar un "puente" por el que pasen cada uno de los asistentes. Si no se establece una vía de comunicación, faltarán las premisas indispensables para ponerlos a todos en condiciones de afrontar la parte central que es el fin y el motivo de la reunión.

Ha llegado el momento en que la reunión llega a un instante decisivo. Hay que aportar pruebas o ejemplos que avalen y obtengan convicción de los asistentes. Para aclarar las ideas y evitar que nadie se distraiga, es preciso que todos vuelvan a oír otra vez los mismos conceptos revestidos de otras palabras.

Los ejemplos han de ser verosímil, corrientes y nunca exagerados.

Ganar la aprobación de los asistentes utilizando unas frases adecuadas a las circunstancias significa mucho más de lo que podemos imaginar. El lenguaje ha de ser sincero y muy sencillo.

El guión previsto, que estará compuesto de varias partes, tiene que procurar que éstas sean interdependientes pero guardando una cierta proporción.

Una reunión ha de ser provechosa para todos: para el que la dirige, para los asistentes, para la Organización... Hay que saber comunicarse y no hablar como un oráculo. Comportarse como un hombre que está hablando de un tema, que más o menos domina. "Saber es poder", si damos esta sensación, alcanzaremos un éxito rotundo. Pero, tengamos en cuenta que "no puede haber éxito si no existe comprensión y no puede haber comprensión donde no hay un intercambio de ideas".

Expondremos, a continuación, algunos consejos que nos pueden servir para cualquier reunión a la que asistamos:

1- No mostrarse solemne, que no es lo mismo que serio.

2- Hacer preguntas para conocer la mejor acogida de las órdenes.

3- Las sugerencias siempre tiene mejor acogida que las órdenes.

4- Llamar a los compañeros por su nombre.

5- Recibir los comentarios con "buena cara".

6- Es mejor no dar opiniones personales, si no hechos concretos y lo más detallados posible.

7- Vender ideas. Una vez conseguido esto, la venta de la propia imagen se dará por añadidura.

8- Dramatizar cuanto sea posible.

9- Hacer un resumen de los argumentos expuestos.

Subir