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LA SELECCION DE PERSONAL

FASES DE LA SELECCION

La selección, como cualquier otro proceso dentro de una organización, necesita seguir una serie de pasos perfectamente definidos y estructurados.

Lo ideal es que exista una planificación previa, que permita a la organización saber cuando va a necesitar personal y poder poner los medios adecuados para asegurarse el éxito, llegado el momento.

DESCRIPCION DEL PUESTO

Este sería el primer paso a dar, tanto si el puesto es de nueva creación, como si ya había estado ocupado anteriormente, conviene hacer una descripción, lo más completa posible del mismo, a fin de poder hablar a los candidatos y que nos servirá para ver cuáles de los aspirantes al puesto cumplen con las necesidades del mismo.

Esta descripción podríamos dividirla en tres grandes apartados:

A) El puesto: Cuando se hace la descripción del puesto en sí, como mínimo, deben hacerse y contestarse las siguientes preguntas:

-Título del puesto-,-Breve historia del mismo (si no es nueva su creación)-, -Definición del propósito del puesto-, -Objetivos básicos-, -Responsabilidades y funciones-, -Qué decisiones va a poder tomar y qué autoridad se le va a dar con respecto a los siguientes temas: dinero, equipo, productos, personas-, -Dependencia jerárquica y funcional-, -Quien debe sustituirle en caso de problemas y a qué personas podrá él sustituir-, Qué formación va recibir y donde-, -Base y área de trabajo-, -Fecha de incorporación-, -Otros cuestionarios no especificados y que puedan ser pertinentes.

B) El candidato: Al describir el puesto en sí, hemos detectados las necesidades que tenemos. Ahora se trata de perfilar al hombre que mejor puede encajar en el mismo. En consecuencia, habrá que plantearse las siguientes cuestiones:

-Edad-, -Sexo-, -Nacionalidad-, -Nivel de estudios-, -Formación profesional complementaria-, -Experiencia: general y específica-, -Limitaciones: qué características serían poco deseable-, -Procedencia profesional ideal-, -Características de personalidad-, -Otras características no especificadas y que pueden ser pertinente-.

C) Condiciones de empleo: Hasta ahora hemos hablado de qué va a realizar el candidato, qué se le va a exigir y llega el momento de especificar qué le vamos a dar. De éste modo habrá que plantearse, como mínimo, los siguientes temas:

-Salario básico-, -Comisiones, incentivos, bonos-, -Gastos generales-, -Viajes-, -Coche-, -Horario, -Vacaciones-, Pensión y retiro-, -Seguros-, -Tipo de contrato-, -Período de prueba-, -Posibilidades de promoción-, -Otros beneficios-.

RECLUTAMIENTO

Una vez realizada la primera fase tiene lugar la etapa de reclutamiento, consiste en reunir el número posible de aspirantes que en principio tengan los requisitos básicos que fijará la organización, siendo rechazados automáticamente sin pasar a la siguiente fase aquellos que no los reúnan todos.

Para efectuar este reclutamiento, la organización deberá acudir a varias fuentes:

-Archivo de la propia organización-, -Oficinas de empleo-, -Colegios profesionales (cuando se trate de un puesto que exige titulación)-, -Anuncio en la prensa-.

PRESELECCION

Una vez que hayan pasado ya varios días (diez suelen ser suficientes) desde que empezaron los contactos o se pusieron los anuncios, comienza la fase de preselección.

En este momento hay que tomar todas las cartas, currículum e informes recibidos y empezar a analizarlos, cotejándolos con el perfil de requisitos mínimos exigidos.

Como hemos dicho anteriormente, todas las personas que no cumplan algunos de los requisitos mínimos deberán ser eliminados del proceso de selección, centrándonos únicamente en aquellos que sí los cumplen.

Podremos ir eliminando candidatos, ya que, aunque cumplen los requisito mínimos, por su trayectoria, edad, intereses, podemos intuir que personas no van a encajar a corto o mediano plazo en nuestra organización. A estas personas habrá que eliminarla en esta segunda lectura.

Habrá otras personas que muy claramente encajan en el puesto y que, además, nos parecerán ideales pensando en el futuro. A éstas habrá que entrevistarlas.

Por último, habrá un tercer grupo de personas, que si bien podrían encajar en el futuro, tenemos algún tipo de dudas con respecto a ellas. A estas habrá que denominarlas de reserva. El entrevistarlas o no dependerá del número de candidatos muy interesantes que exista, o de cómo se desarrollen las entrevistas con ellos. Un número de entrevistados entre 12 y 15 por puesto de trabajo, creemos que es suficiente.

Cuando ya se haga la preselección y se haya designado el número de candidatos a entrevistar, se procede a citarles (preferiblemente por teléfono) a fin de concertar una entrevista. Las entrevistas deberán ser de carácter individual y se deben procurar distribuir de tal manera que los aspirantes no tengan que coincidir ni a su salida ni a su entrada con otros.

En ésta primer entrevista, y tras saludar al candidato se le expondrá brevemente cuál va a ser el plan a seguir y a continuación, se le pedirá que rellene un formulario de solicitud de empleo. Este formulario se utilizará después como guía para la entrevista, permitiendo obtener más o nueva información de los candidatos, y en cualquier caso, poder contrastar los datos actuales con los que envió en su carta o currículum vitae. Muchas veces encontraremos diferencias que nos obligarán a indagar más en esos puntos.

Una vez cumplido este trámite, se procederá a la entrevista propiamente dicha. Este primer contacto servirá para reforzar las expectativas creadas en torno a cada candidato, o bien para eliminarle totalmente.

Si tras ésta entrevista (en la que habremos tratado de obtener información del aspirante acerca de su pasado, presente y futuro, y en la que a su vez, le habremos hablado del puesto), creemos que un candidato no tiene posibilidades de continuar adelante, deberemos decírselo con el mayor tacto, pero de tal manera que lo entienda y no se marche con la idea de que ha superado una fase y se encuentra más cerca de alcanzar el puesto, cuando la verdad es justamente lo contrario.

También puede darse el caso de que cualquier candidato renuncie a continuar con el proceso, una vez que haya obtenido información de la organización, y el puesto piense que puede venirle grande o pequeño, o simplemente, no le interesa el desarrollo futuro que tendrá.

PRUEBAS Y TEST

Esta fase podrá hacerse inmediatamente después de acabar esta primer entrevista, o proponerla para varios días más tarde.

Cuando las pruebas y los test que van a aplicarse al candidato son pocas o no durarán en conjunto mucho tiempo, es preferible hacerlas a continuación y con todos aquellos que sean dudosos o nos gusten para el puesto. Tan sólo aquellos que no lo veamos claramente habrá que despedirles sin pasar por estas pruebas.

Si se decide pasar por estas pruebas más tarde, entonces el entrevistador tendrá más posibilidades de seleccionar con frialdad y objetividad qué candidatos merecen la pena, sin dejarse influir por las circunstancias del momento.

Hay organizaciones que son partidarias de aplicar grandes baterías de test y muchas pruebas de tipo profesional, tanto habladas como escritas. Otras, sin embargo, descansan el peso de su decisión en las entrevistas personales y se auxiliarán de algún test psicológico para detectar únicamente posibles posturas extremas por parte de los candidatos y asegurarse que se trata de personas normales. Los resultados de las pruebas, siempre que sea posible, deberían ser comentados con los candidatos.

SEGUNDA ENTREVISTA

Una vez corregidos y evaluados los test y las demás pruebas, y contrastados con lo resultados de las entrevistas personales, se procede a hacer una segunda preselección de la que saldrán los candidatos que pasarán a tener una segunda entrevista.

En ésta fase habrá que ser más exigentes, en lo que respecta a los requisitos a cumplir. Si los test se han hecho inmediatamente después de la entrevista anterior y no ha habido una selección fría de entrevistados, lo normal es que un 25% de los candidatos los rechacemos de manera total, otro 25% lo colocaremos en el grupo de reserva y un 50% de los entrevistados pasen directamente a la siguiente fase, que es la segunda entrevista.

Ahora deberá intervenir el responsable de la organización y el jefe inmediato del futuro empleado, suponiendo que no sean la misma persona.

En este segundo contacto en profundidad que se mantiene con todos los postulantes que han llegado a esta fase, se deben jugar las cartas a fondo. Ya no se puede andar ocultando información por ninguna de las dos partes. Se deben exponer las dificultados y los problemas reales que tiene la organización, así como las posibilidades de desarrollarse, promocionarse y ganar dinero.

Este es el momento de negociar definitivamente el tema económico, que habrá podido quedar definitivamente pospuesto hasta este momento, a menos que las diferencias entre los salarios ofertados y solicitados fueran tan grande de que hubiera merecido ser discutido anteriormente.

Al acabar las entrevistas, los candidatos deberían haberse decantado, de tal manera que no tendría que haber más que dos o tres, como máximo, con posibilidades de quedarse con el puesto. Es ahora cuando tendrán que reunirse todas las personas que intervinieron en la selección, poner en común toda la información que poseen y tras estudiarla y discutirla cuidadosamente, tomar una decisión.

LA CONTRATACION

Cuando ya, por fin, haya habido una decisión acerca de quién es la persona elegida, se le debe citar a fin de comunicárselo y firmar el contrato, dejando definitivamente las condiciones de colaboración.

Si por alguna razón se demorase la firma del contrato, habría que mantener a los candidatos finalistas en nuestra cartera sin decir que ya ha habido decisión, hasta no tener a ciencia cierta y a ser posible por escrito, el sí del candidato elegido.

Una vez que esto sucede es cuando habrá que ponerse en contacto con todos aquellos candidatos a los que aún no se les había dado un no definitivo y hacerlo. Es la persona que ha dirigido la selección la encargada de realizarlo, siempre que sea posible, de manera personal (a través del teléfono).

La última fase, pero no por ello menos delicada es la incorporación. Al incorporarse el nuevo miembro del equipo, debe notar que es bien recibido y que se espera de él que sea un miembro más del grupo que ayude a llevar adelante a la organización. Es en los momentos iniciales cuando más va a necesitar del calor y el apoyo de los demás, un mal comienzo puede dar por tierra con todo el trabajo de selección, ya que no hay que olvidar un hecho de vital importancia. La verdadera selección comienza cuando el candidato elegido se incorpora a la organización.

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