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LA TOMA DE DECISIONES

En el trabajo, como en la vida misma, hay que estar constantemente tomando decisiones, unas podrán ser más trascendentales que otras y los beneficios o perjuicios que puedan ocasionar al llevarse a la práctica serán mayores o menores.

No obstante, la imperiosa necesidad de tomar constantemente decisiones es una asignatura que prácticamente no se enseña en ningún sitio y sí únicamente en cursos especializados para personal directivo. Sin embargo, sí se exigen después responsabilidades a todos los niveles por las consecuencias (sobre todo si éstas son negativas) de las decisiones adoptadas, lo cual no deja de ser, cuando menos una ironía.

En muchas ocasiones cuando se habla de tomar decisiones se piensa únicamente en grandes problemas de consecuencias trascendentales y no se mencionan los pequeños problemas que aparecen día a día y que será necesario resolver para que todo siga funcionando normalmente.

Estamos de acuerdo en que un pequeño problema mínimo, que no se resuelve mañana ni en la próxima semana, empezará a crecer y a cobrar importancia. Máxime si se va asociando a otros problemas, que por falta de tiempo o por abulia tampoco se resuelven. Lo que empezó siendo un pequeño grano de arena puede llegar a convertirse en una gran montaña.

No siempre los problemas aparecerán claramente definidos. En demasiadas ocasiones serán sólo unos síntomas ligeros los que empiezan a aflorar. En esos casos una buena intuición y una buena capacidad de análisis serán decisivos para poder aplicar una terapia a tiempo y evitar así el agravamiento. Si bien lo ideal sería una actitud preventiva, que evite que se den las circunstancias idóneas para que aparezca el problema, aunque ésto no siempre será posible.

Hay multitud de problemas que inicialmente presentarán los mismos síntomas, con lo que si no se está acostumbrado a tratar con este tipo de problemas se corre el riesgo de malinterpretar los signos que aparecen y dar un tratamiento equivocado y que, lógicamente, no resolverá la situación.

Antes de tomar cualquier decisión que pueda afectar a un grupo de personas, conviene, si ello es posible y la sugerencia del problema lo permite, consultar con las personas afectadas.

Hoy día, son cada vez más las Organizaciones que utilizan este sistema decisorio, a juzgar por las publicaciones de los últimos años y que hacen mención de los beneficios que reporta ésta metodología para resolver problemas.

Lógicamente esto conlleva un mayor tiempo, pero a cambio se puede conseguir una mayor aceptación por parte de los afectados con la solución elegida, aunque ésta no sea la ideal para muchas personas.

Hay un punto muy importante a tener en cuenta en la toma de decisiones y nos estamos refiriendo a la urgencia de las mismas.

Sabemos que no siempre se podrá tener toda la información necesaria para tomar una decisión, pero hay que jugar, también, con el factor tiempo y así habrá ocasiones en las que se tendrá que sacrificar parte de la precisión en las respuestas a la rapidez, mientras que otra veces puede suceder lo contrario.

Hay ocasiones en las que es necesario tomar una decisión inmediata y es precisamente en estas ocasiones en las que habrá que cerciorarse de que efectivamente es urgente tomar una decisión, pues pudiera ser que la urgencia no sea tal, o bien, haya sido forzada por otra persona para su propio beneficio.

La toma de decisiones no es un acto aislado, sino un proceso continuo. Una decisión lleva a otra decisión y así indefinidamente, de acuerdo con el siguiente proceso: DECISION-ACCION-INFORMACION, lo que a su vez hará tomar nuevas decisiones que llevadas al campo de las práctica proporcionarán nuevas informaciones.

ETAPAS

Para poder llegar a tomar una decisión es necesario pasar por una serie de etapas.
Esto no se hace a nivel consciente y así puede dar a veces la impresión de que la solución ha aparecido como, por arte de magia, sin pensar. No obstante y exceptuando unas pocas decisiones que se toman por acto reflejo, todas pasan por las mismas etapas, deteniéndose más o menos en cada una de ellas. Así, el proceso decisorio puede realizarse en unos cuantos segundos o bien puede durar meses o incluso años.
La duración del proceso estará en función de una serie de variables como son, la trascendencia que la decisión vaya a tener, de la personalidad de quien ha de tomar la decisión y de la cantidad de información disponible en un momento dado.

Son cinco las etapas o pasos a seguir.

1- Identificación y definición del problema.

2- Recogida y análisis de datos disponibles.

3- Desarrollo y ponderación de las posibles soluciones opcionales.

4- Selección de la decisión más adecuada.

5- Implantación de la decisión.

IDENTIFICACIÓN Y DEFINICION DEL PROBLEMA

El primer paso para resolver un problema es identificarlo y definirlo. Para ello, habrá que estudiar las manifestaciones externas que aparezcan, las cuales no siempre serán fáciles de detectar y reconocer. Muchas veces, la intuición jugará un papel fundamental. Se necesitará una especial sensibilización a los problemas para poder ver síntomas de que algo anda mal donde otros no ven sino acciones sin importancia.

Se deben poner por escritos todos los síntomas observados.

A continuación y a contexto de los datos, habrá que hacer una primera definición del problema siguiendo la serie de preguntas clásica:

¿QUE ...ocurrió?

¿QUIEN ....está siendo afectado?

¿COMO ..... sucedió?

¿CUANDO .....aparecieron los primeros síntomas?

¿DONDE .... se registraron las primera anomalías?

¿POR QUE ha ocurrido en esta zona?

Al igual que en el resto del proceso toda la información generada deberá constar por escrito.

Una vez definido el problema y antes de pasar a la segunda etapa, habrá que hacer una evaluación de la importancia del mismo y de la necesidad de resolverlo urgentemente, a fin de establecer un sistema de prioridades, puesto que siempre habrá que resolver antes el problema principal que los secundarios. En muchas ocasiones, al dar una solución al principal, automáticamente aparecen soluciones de los secundarios que estaban dependiendo de él.

RECOGIDA Y ANALISIS DE LOS DATOS DISPONIBLES.

En esta segunda fase, habrá que resolver las incógnitas planteadas en la definición del problema. Para ello contaremos con información interna y externa. Habrá que utilizar la información que proporcione la experiencia y la intuición, por haber resuelto situaciones similares en ocasiones anteriores. En ésta etapa conviene distinguir los hechos de las opiniones.

Hechos: son afirmaciones útiles y objetivistas y su realidad es independiente de la fuente que la proporciona.

Opiniones: son juicios de valor, cuya validez dependerá de la fuente que la proporcione.

Si bien habrá que tener en cuenta toda la información, con las opiniones habrá de adoptarse una actitud más cauta. Es en éste momento cuando convendrá recabar la opinión de otras personas, no solamente aquellas implicadas en el problema y a las que la solución puede afectar. También se deberá escuchar, si hay posibilidad, a personas más expertas en ésta clase de problemas que puedan aportar soluciones que se han demostrado válidas en circunstancias más o menos similares.

Una de las cosas de las que hay que estar seguros es de que nunca tendremos absolutamente toda la información, por lo que será necesario cortar en un momento determinado esta fase.

DESARROLLO Y LA PONDERACION DE LAS POSIBLES SOLUCIONES

Nunca existe una única solución para resolver un problema. Normalmente, serán varias las posibles soluciones con sus correspondientes ventajas y desventajas cada una de ellas.

En ésta fase se formularán una serie de hipótesis lógicas que puedan explicar el problema planteado.

Ante cada posible solución habrá que preguntarse:

¿Por qué esta solución va ser válida?

El enfoque ha de ser posible y optimista, y no al contrario. Si la respuesta a la pregunta no es satisfactoria habrá que desecharla como alternativa válida. Una vez que se tenga posibles soluciones para el problema, hay que pasar a la etapa siguiente.

SELECCION DE LA DECISION MAS ADECUADA.

La selección de la decisión que se revele más adecuada, habrá de hacerse en función del objetivo perseguido y de la filosofía de la Organización o de la persona que decide. Cualquier decisión aportada ha de ser consecuente con la que se han ido tomando anteriormente. Esto es, debe, existir una continuidad que permita a otras personas descubrir cuál es la filosofía o la política en una materia o asunto determinado.

Indudablemente, al decidirse por una de las opciones y antes de llevarla a la práctica, convendrá analizar el cómo van a reaccionar las personas afectadas y qué facetas de las relaciones con esas personas pueden tener repercusiones. Las otras posibilidades que se revelen como válidas, pero que, finalmente, no han sido elegidas, deberán tenerse en cuenta como posibles soluciones de recambio, por si fallara o no diera los resultados esperados la solución elegida.

IMPLANTACION DE LA SOLUCION ELEGIDA

La última etapa en la toma de decisiones es precisamente la acción. Es en éste momento cuando habrá que llevar a la práctica la decisión elegida, ya que de no hacerlo así, por muy adecuada que sea la solución no servirá absolutamente para nada.

Hay muchas que mueren sin haber llegado a vivir, quedándose simplemente en buenas intenciones o a lo sumo en una bonita teoría que pudo ser algo más que eso, pero que no lo fue.

Esta puesta en acción de la decisión exigirá, normalmente, algunos cambios y no siempre será bien recibida por las personas o los grupos afectados, por lo que conviene planificar el sistema de implantación y vigilar el desarrollo del mismo, a fin de asegurar el éxito.

Durante esta fase de ejecución deberán ir introduciéndose los elementos correctores necesarios, aplicando para ello las medidas que se consideren oportunas. Una vez ejecutada la última etapa habrá que analizar y evaluar los resultados conseguidos, lo que dará una nueva información que será útil para el siguiente proceso de toma de decisiones.

FACTORES QUE PUEDEN INHIBIR LA TOMA DE DECISIONES

Existen una serie de factores que, unidos a una resistencia generalizada al cambio, pueden interferir e incluso anular el proceso de toma de decisiones.

TODO O NADA: son muchas las personas, a todos los niveles, que cuando se plantean tomar una decisión buscan que ésta sea perfecta, es decir, que todo esté a su favor y nada en contra y si no encuentran una que cumpla estos requisitos, no actúan. Esta es una actitud utópica, pues no existe nada perfecto y en muchas ocasiones no es sino una excusa para no asumir riesgos y continuar como se está, o puede ser que se tome la decisión de no actuar hasta tener la solución perfecta, es decir, nunca.

TIEMPO: en muchas ocasiones se decide demasiado pronto, sin definir ni evaluar suficientemente el problema.

Son estas personas demasiado decisorias y muchas veces, lo único que hacen es adoptar la decisiones para salir del paso, pero sin atacar el problema a fondo, por lo que éste puede volver a reaparecer al poco tiempo y con una mayor violencia.

En otras ocasiones se tarda demasiado en adoptar una decisión. Son personas indecisas las que actúan de ésta manera.

No se atreven a asumir riesgos y recaban más y más información para no equivocarse y al final, lo que suele suceder es que es demasiado tarde para tomar una decisión, por lo que éstas, en la mayoria de los casos es inviable.

EL DESEO DE AGRADAR: por evitar que alguien se pueda sentir molesto con una decisión, muchas personas prefieren no decidir o elegir entre las opciones, la solución que producirá menos enfrentamientos, aunque ésta no sea la más adecuada.

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